Prozesse · Automatisierung · KI Stuttgart · Filderstadt · Baden-Württemberg

Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren, damit Arbeit wieder fließt

Weniger manuelle Arbeit. Weniger Fehler. Schnellere Abläufe. Wir bauen den Weg vom Ist-Prozess zum produktiven Workflow — und setzen KI nur dort ein, wo sie messbar Zeit spart.

Weniger Reibung · weniger Fehler · schnellere Durchlaufzeit

  • Ist-Prozess aufgenommen, Engpässe sichtbar gemacht
  • Workflow-Automatisierung statt Excel-Inseln
  • KI use-case-basiert, mit Datengrundlage und Guardrails
Prozesse analysieren lassen 30-Min-Erstgespräch
Ist-Zustand → Ergebnis

Von der Reibung im Alltag zu spürbar besseren Ergebnissen.

Links das, was viele Unternehmen heute kennen. Rechts das, was nach der Zusammenarbeit zur Routine wird. Wenn die linke Spalte Sie trifft, lohnt sich das Gespräch.

Heute

Diese Symptome kennen viele

  • Excel-Inseln, Medienbrüche, doppelte Datenpflege
  • Freigaben dauern, weil niemand den Status kennt
  • Wiederkehrende Aufgaben, die Stunden pro Woche kosten
  • Daten liegen in vielen Tools, nirgends zentral
Mit uns

So sieht der Alltag danach aus

  • Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch — Sie pflegen nicht mehr nach
  • Daten fließen zwischen Systemen, statt in Excel zu landen
  • Vorgänge sind in Minuten erledigt statt in Stunden
  • Status, Übergaben und Freigaben sind jederzeit sichtbar
Leistungsumfang

In drei klaren Paketen — damit Sie sehen, wo wir Verantwortung übernehmen.

Was in diesem Bereich konkret enthalten ist, geordnet nach Aufgabe. Sie können einzelne Pakete buchen oder kombinieren — wir empfehlen, was zur Phase Ihres Geschäfts passt.

  1. Prozess-Analyse & Zielbild

    • Ist-Aufnahme typischer Abläufe (Angebot, Auftrag, Service)
    • Engpässe, Medienbrüche und Doppelarbeit sichtbar machen
    • Soll-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten
    • Tool- und Schnittstellen-Konzept
    • Priorisierung nach Aufwand und Wirkung

  2. Workflow-Automatisierung

    • Digitale Formulare und Freigabeprozesse
    • Dokumenten- und Auftragsworkflows
    • Statusverfolgung und Erinnerungen
    • Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen
    • Reports und Dashboards für Geschäftsführung

  3. KI-Einsatz & Integration

    • Use-Case-Priorisierung (Wirkung × Aufwand)
    • Daten- und Systemcheck als Grundlage
    • Pilot mit messbarem Erfolgskriterium
    • Integration in bestehenden Workflow
    • Guardrails, Freigaben, Monitoring
Vorgehen

Wie wir arbeiten — Schritt für Schritt.

Kein abstraktes Methoden-Theater. Ein nachvollziehbarer Ablauf, den wir auch in Workshops und Verträgen so abbilden.

  1. Ist-Aufnahme

    Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die den Prozess wirklich machen — nicht nur mit dem Organigramm.

  2. Engpässe identifizieren

    Wo verlieren Sie Zeit, wo entstehen Fehler, wo brechen Übergaben? Visuell sichtbar gemacht.

  3. Soll-Prozess designen

    Schlanker Zielprozess mit klaren Verantwortlichkeiten, Status und Schnittstellen.

  4. Digital abbilden

    Workflow im richtigen Tool umgesetzt — Microsoft 365, Power Platform, Web-App oder vorhandenes System.

  5. Automatisieren & KI integrieren

    Regelbasierte Automation überall — KI nur, wo sie Mehrwert hat. Datengrundlage und Guardrails inklusive.

  6. Schulung & Rollout

    Anwender werden mitgenommen, nicht überrumpelt. Pilotgruppe, Feedback, dann Skalierung.

  7. KPI verfolgen

    Durchlaufzeit, Fehlerquote, Anzahl Übergaben. Wir messen — und iterieren.

Abgrenzung

Passt das zu Ihrem Vorhaben?

Wir sagen lieber vorher, was wir nicht tun, als hinterher zu enttäuschen.

Das passt zu uns

  • Sie haben einen Prozess, an dem zu viele Stunden hängen
  • Sie wollen Daten zentral nutzen statt mehrfach pflegen
  • Sie wollen KI testen — mit klaren Erfolgskriterien

Das machen wir bewusst nicht

  • Sie suchen einen Chatbot ohne Datenbasis und ohne Zweck
  • Sie wollen alles auf einmal automatisieren, ohne Priorisierung
  • Sie sind nicht bereit, Prozesse vorher zu klären
Warum KUBARO

Was uns von austauschbaren Anbietern unterscheidet.

  • Wir reden mit Anwendern, nicht nur mit dem Organigramm

  • Use-Case-Matrix statt Buzzword-Bingo

  • Pilot mit messbarem Erfolg, bevor wir skalieren

  • Wir bauen Workflows, die ohne uns weiterlaufen

Vertrauensanker

  • Prozessnahe Arbeit — wir verstehen, wie Ihr Tagesgeschäft wirklich läuft
  • Inhabergeführt aus Filderstadt mit direktem Ansprechpartner
  • KI nur use-case-basiert, mit Daten, Guardrails und Datenschutz
  • Vorbereitet auf EU AI Act und DSGVO — Governance ab Tag 1
Häufig betreut
  • Mittelstand mit operativem Tagesgeschäft
  • Planungsbüros und Ingenieurleistungen
  • Handwerk mit Angebots- und Auftragsprozessen
  • Industriedienstleister
  • Service- und Wartungsorganisationen
Häufige Fragen

Was Geschäftsführer vorab wissen wollen.

Direkte Antworten auf die Fragen, die wir am häufigsten am Telefon hören.

Welche Tools nutzen Sie für Automatisierung?

Was am besten passt: Microsoft Power Platform, n8n, Make/Zapier, oder Custom-Web-Apps. Wir wählen nach Datenfluss, Datenschutz und Wartbarkeit — nicht nach Trend.

Wie integrieren Sie KI in bestehende Prozesse?

Use-Case-Workshop, Daten- und Systemprüfung, Pilot mit Erfolgskriterium, Integration in den Workflow, Guardrails und Monitoring. Wir starten klein und skalieren erst nach Beweis.

Wo sind die Grenzen von KI im Mittelstand?

KI ist stark bei sprachlichen, klassifikatorischen und such-orientierten Aufgaben. Sie ist schwach, wenn die Datenbasis fehlt oder Entscheidungen rechtlich heikel sind. Wir benennen Grenzen klar.

Was kostet ein Digitalisierungs-Projekt?

Schlanke Automatisierungen für einen klar umrissenen Prozess starten ab ca. 1.500 €. Mittlere Projekte mit mehreren Schritten und Schnittstellen liegen bei 5.000–15.000 €. Größere Prozessüberarbeitungen mit Workflow- und KI-Komponenten zwischen 15.000 € und 40.000 €.

Wie passt das zum EU AI Act?

Wir behandeln KI ab Tag 1 wie ein produktives System: Datenbasis, Freigaben, Logging, Modell-Wahl, Risikoabgrenzung. So sind Sie bei den ab 2026 greifenden Pflichten vorbereitet.

Was, wenn Mitarbeitende skeptisch sind?

Wir nehmen die Anwender vom ersten Workshop an mit. Adoption ist 80 % der Wirkung — gegen den Anwender wird kein Workflow nachhaltig.

Weiterführend

Wenn Sie an einer Stelle weiter graben wollen.

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Lesestoff für Entscheider

Nächster Schritt

Lernen wir uns in 30 Minuten kennen.

Ein kurzes Erstgespräch reicht, um zu klären, ob wir zueinander passen — kostenfrei und unverbindlich.

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